ISOTools Consultoría Software ISO 9001 14001 27001 y OHSAS 18001. Programa de gestión de calidad.

El Sistema de Acreditación Regional de Carreras Universitarias para el MERCOSUR (ARCU-SUR), es un sistema de acreditación de la calidad de la formación de nivel universitario que está orientado a obtener una mejora permanente en la formación de las personas, siguiendo patrones de calidad requeridos para la promoción del desarrollo económico, social, político y cultural de la zona del MERCOSUR.

Con esta acreditación se pretende conseguir la consolidación de la sociedad del conocimiento y una comunidad científica regional, orientada a la constitución de un mundo igualitario y de paz, donde prevalezca la responsabilidad, la defensa de los derechos humanos, el medio ambiente y la cooperación solidaria.

Este sistema tiene como antecesor al Mecanismo Experimental de Acreditación (MECA), en el que ya participaron Argentina, Brasil, Paraguay, Uruguay, Bolivia y Chile. En él se acreditaron 62 carreras: 19 de Agronomía, 29 de Ingeniería y 14 de Medicina.

Las bases orientadoras para la constitución del Sistema ARCU-SUR fueron definidas en el “MEMORÁNDUM DE ENTENDIMIENTO PARA LA CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE ACREDITACIÓN DE CARRERAS UNIVERSITARIAS, PARA EL RECONOCIMIENTO DE LAS RESPECTIVAS TITULACIONES, EN EL MERCOSUR Y ESTADOS ASOCIADOS”, que fue aprobado en la XXXIII Reunión de Ministros de Educación, realizada el 9 de Noviembre de 2007 en Montevideo, Uruguay.

Los Principios generales del ARCU-SUR son los siguientes:

• La acreditación es el resultado del proceso de evaluación, mediante el cual se certifica la calidad académica de las carreras de grado, estableciendo que satisfacen el perfil del egresado y los criterios de calidad previamente aprobados a nivel regional para cada titulación.
• El Sistema se gestionará en el ámbito del Sector Educativo del MERCOSUR, respetando tanto la legislación de cada país como la autonomía de las instituciones universitarias.
• La adhesión al Sistema es de carácter voluntario y podrán solicitarla las instituciones oficialmente reconocidas y habilitadas para otorgar los respectivos títulos, de acuerdo a la normativa legal de cada país y que tengan egresados.
• El Sistema alcanzará, en incorporaciones graduales a titulaciones que hayan sido determinadas por la Reunión de Ministros, en consulta con la Red de Agencias Nacionales de Acreditación y las instancias pertinentes del SEM.
• Un elemento de particular relevancia a la hora de definir una nueva titulación, es que su ejercicio profesional requiera tener grado universitario.
• El Sistema dará garantía pública en la región, del nivel académico y científico de los cursos, por lo cual los criterios y perfiles se definirán de manera tanto o más exigentes que los que se aplican en los países.
• El perfil del egresado y los criterios regionales de calidad serán elaborados por Comisiones Consultivas por titulación. Estas son propuestas y coordinadas en su funcionamiento por la RANA, y designadas por la CRCES, que es también la instancia que aprueba sus documentos.
• El proceso de acreditación comprende una autoevaluación por parte de la carrera, una evaluación externa por comités de pares y una resolución de acreditación, de responsabilidad de la Agencia Nacional de Acreditación.
• La acreditación tendrá vigencia por un plazo de seis años y será reconocida por los Estados Miembros del MERCOSUR y los Asociados, que se adhieran al Acuerdo.

La Acreditación del Sistema ARCU-SUR es impulsada por los países miembros del MERCOSUR como criterio común para facilitar el reconocimiento mutuo de títulos o diplomas de grado universitario para el ejercicio profesional, en convenios, tratados o acuerdos bilaterales, multilaterales, regionales o subregionales, que se celebren al respecto.

En la siguiente imagen, se muestra el flujograma que describe gráficamente los pasos que configuran el proceso de acreditación, con los tiempos establecidos para las fases del mismo.

Lo deseable es que el plazo total no supere el año.

FUENTE: Institución de Educación Superior (IES) y Agencia Nacional de Acreditación (ANA)

Este tipo de acreditación también se puede gestionar a través de ISOTools, ya que facilita que mediante la aplicación de procesos, podamos incluir esta imagen como mapa de procesos, sobre la que ir navegando y accediendo a la información de cada paso/proceso del sistema.

Desde ISOTools podremos configurar el formulario de solicitud a enviar, tendremos toda la documentación centralizada, podremos extraer informes, redactar el informe preliminar y final.

La Dirección por objetivos es un estilo de dirección eficaz y motivador, ya que el directivo distribuye entre sus colaboradores no las tareas, sino los objetivos que hay que cumplir, dejando en sus manos la iniciativa en cuanto a los medios. Por tanto, dirigir por objetivos significa delegar decisiones y también señalar previamente los criterios según los cuales se van a juzgar los resultados.

Este nuevo enfoque de la función directiva centra su preocupación en el para qué del centro educativo, en la capacidad de integrar sus objetivos con un alto nivel de compromiso y aceptación por parte de los componentes de la comunidad educativa, manteniendo en función de esos objetivos la identidad del centro y propiciando la renovación continua del mismo en una constante adaptación de la institución al medio social en que vive. Para ello, obviamente, los objetivos del centro deben estar claramente definidos.

Tres aspectos, estrechamente relacionados, destacan en la dirección por objetivos: planificación participada, coparticipación y corresponsabilidad.

El personal del centro debe participar en la elaboración y planificación de los objetivos institucionales, así como llevar a cabo una participación conjuntamente con sus compañeros, teniendo en cuenta que para que otros puedan realizar las tareas que tienen encomendadas, primero otros deben realizar las suyas. Se crea una motivación a través del compañerismo.

Las funciones del director en este contexto son:

• Concepción del centro global, considerado como un todo
• Actitud motivadora, creativa y potenciadora de compromisos individuales
• Determinación concreta, específica y compartida de los objetivos individuales
• Planificación participativa de actividades
• Asignación concreta de responsabilidades de cada uno en los resultados
• Coordinación de las aportaciones de los sectores de la comunidad escolar
• Renovación constante de las metas de la organización en base a los resultados
• Mantener una estructura relacional
• Dirección centrada en tareas de impulso, motivación, apoyo y comprensión
• Aceptación de responsabilidades compartidas por todos
• Alto grado de comprensión y aceptación de los objetivos

Los objetivos institucionales deben fijarse en las siguientes áreas:

• Productividad de la organización: dónde se tiene en cuenta la evolución de los alumnos
• Integración en la organización: desarrollo personal y profesional de los docentes, su participación en la toma de decisiones e innovación y cambio
• Salud de la organización: buen funcionamiento de los recursos humanos y materiales con el entorno
• Realimentación de la organización: teniendo en cuenta los resultados de objetivos de análisis de la situación y del proceso de rectificación.

En todo centro educativo que quiera seguir la metodología de la dirección por objetivos, se deben definir los mismos y realizar una planificación de cómo se llevará a cabo la consecución de dichos objetivos, siempre contando con la colaboración de toda la comunidad educativa (personal del centro en primer lugar, padres y alumnos en segundo).

Es muy importante que el personal del centro se sienta integrado en la consecución de los objetivos y actúe de forma conjunta con el resto de personas. Para ello, el director debe desempeñar su papel de coordinador de todo el proceso, ayudando y motivando en todo momento a sus colaboradores.

Para hacer más llevadera esta función, ISOTools cuenta con una solución Balanced Scorecard o CMI, que permite al centro definir sus objetivos estratégicos, además de iniciativas, etapas y tareas derivadas de éstos. Y unos indicadores y metas, que permiten ver la evolución y consecución de los objetivos.

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar los centros educativos  basándose en los Procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente, en este caso (alumnos y familias).

La Gestión por Procesos es la piedra angular tanto de las normas ISO como de los modelos de Excelencia. Su implantación puede ayudar a una mejora significativa en todos los ámbitos de gestión de las organizaciones.

Hemos de destacar que en los centros educativos el proceso clave es el de ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE ya que es el pilar fundamental de la enseñanza de los alumnos. Pero hay otros muchos alrededor de él que sin ellos no sería posible la enseñanza, como pueden ser : Matriculación de alumnado, Gestión de actividades extraescolares, Planificación Estratégica del centro, Gestión de profesores ( Gestión Humana), etc..

Si un centro decide implementar  un Sistema de Gestión de Calidad, parece claro que el primer  paso a trabajar debe ser una adecuada Gestión por Procesos, lo que implica una nueva  percepción de la gestión de los procesos educativos, caracterizada por:

• Orientación de las actividades realizadas por el centro a la satisfacción de  los implicados en su gestión: alumnos; padres y familiares; profesores,  personal de administración y servicios, y directivos del centro; comunidad y  entorno social donde el centro presta sus servicios; empresas e instituciones;  Titularidad del centro; etcétera.
• Organización y asignación de responsabilidades entre las personas de forma  transversal. La asignación de tareas de forma departamental pasa a  subordinarse a la designación de responsabilidades en función de la  intervención en los procesos. Es una visión más plana y sencilla del centro,  no tan jerárquica y burocrática como a veces pudiera resultar según los  enfoques más clásicos de organización del trabajo.
• Evaluación de la gestión en base a los indicadores de rendimiento y  resultados de los procesos definidos. De esta forma, el cumplimiento de las  tareas y actividades encomendadas no se considera suficiente, es necesario  obtener los resultados planificados en función de la finalidad perseguida con  cada proceso.

Para introducir todos estos cambios de  enfoque en la gestión educativa, es  prioritario el COMPROMISO Y PARTICIPACIÓN de los DIRECTIVOS, sin cuyo  liderazgo resulta inadecuado, ineficaz e imposible la implantación con ciertas garantías de  los Sistemas de Gestión de Calidad (o por procesos).

Los centros educativos comienzan con la definición de un PLAN ESTRATÉGICO, definiendo MISIÓN, VISIÓN Y VALORES del centro, debemos de entender que definiendo estos ítems vamos a fijarnos el norte , hacia donde queremos ir.  La gestión por procesos será el lenguaje que nos permitirá leer y avanzar, pero si no fijamos el norte, de nada nos servirá tener unos fantásticos procesos definidos.

El siguiente paso será la definición del mapa de procesos del centro, ¿Cómo lo hacemos, o que pasos podemos seguir?

1. Identificación de procesos
2. Inventario de procesos
3. Clasificación de procesos
4. Mapa de procesos
5. Selección de procesos

De todas ellas no vamos a hablar en este artículo, ya pasaremos a escribir uno específico de cada uno de las etapas, pero destacar por ejemplo la IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS, la primera fase y la más importante ya que se deben de identificar muy bien que procesos son los del centro educativo para no realizar trabajo doble.

Una vez se tengan definidos todos los procesos del centro, definido el mapa de procesos, se tendrá que trabajar sobre cada uno de ellos, identificando:

1. Ficha del proceso
2. Procedimientos relacionados
3. Registros relacionados
4. Personas involucradas en el proceso
5. Indicadores del proceso.

Para toda la definición de la información del proceso, se tendrá que asignar un responsable por proceso y las personas involucradas en el proceso para que puedan aportar y entre todos ir desarrollando el proceso en cuestión. En los centros educativos suelen formar grupos de trabajo por proceso para ir desarrollando la información.

El enfoque de ISOTools a la gestión por procesos facilita el trabajo a las organizaciones que quieren implementar esta forma de trabajo sin recurrir a la certificación o acreditación. ISOTools les permite diseñar mapas, procesos, fichas, work flows, indicadores de desempeño, personas participantes, así como vincular objetivos de mejora o requerimientos legales.

Una auditoría de calidad es “un proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios aceptados en la ISO 9001:2008”.

Todo centro que desea certificarse en calidad, tiene que pasar por varias auditorías. En primer lugar será el mismo centro quien realice una auditoría interna para verificar que la implantación del Sistema de Garantía de Calidad se está realizando correctamente. Y más tarde será la empresa certificadora la que realizará una auditoría externa para decidir si el centro cumple los requisitos necesarios para obtener la certificación.

Todas las auditorías tienen como rasgos comunes que: se ejecutan sobre una muestra, tienen una norma (ISO9001) de referencia y se llevan a cabo por personas que no tengan responsabilidad directa en las áreas que se desean estudiar.

Para la implantación del SGC  del centro se nombrará a un Auditor Jefe, que normalmente será el actual responsable de calidad, y éste a su vez, nombrará a los miembros de su equipo auditor. Todas estas personas deberán conocer el SGC del centro y la norma ISO9001:2008.

Con la Auditoría interna, realizada por el Auditor Jefe, se pretende reunir y documentar la información que el Equipo de dirección necesita para determinar la evaluación del cumplimiento de lo dispuesto en el SGC, su grado de implementación y su eficacia y eficiencia.

Al inicio del curso escolar, el Equipo auditor, junto a los Jefes de departamento, elaboran la planificación de las auditorías que se llevarán a cabo durante el curso, especificando su propósito, alcance, personas que participarán… Y el Auditor Jefe, asignará a cada miembro de su equipo las tareas que cada uno debe desempeñar en el proceso. También se elaboran listas de comprobación que más tarde facilitarán la labor de la auditoría.

La Auditoría interna comienza con una Reunión inicial entre el Auditor Jefe y el resto de auditores en la que:

• Se presenta y comenta el plan de auditoría
• Se determinan los criterios para identificar no conformidades
• Se levanta Acta de reunión

El siguiente paso es recoger evidencias e información mediante la técnica del muestreo y las listas de comprobación previamente elaboradas. De dichas evidencias, el auditor podrá determinar: no conformidades (si se incumple algún requisito de la norma), desviaciones (si el incumplimiento es parcial), observaciones (para resaltar algún aspecto significativo) y oportunidades de mejora (aspectos que se pueden mejorar).

Una vez contamos con las evidencias, auditor y auditado se reuninen para comentar las conclusiones oportunas.

El auditor tomará nota y tendrá en cuenta las observaciones del auditado sobre el proceso de auditoría para reflejarlas en el informe.

Una vez el auditor cuenta con toda la información, realiza el informe de auditoría, éste debe redactarse de forma clara, sencilla, concisa y veraz.

Datos que debe contener un informe de auditoría:

1. No conformidades asociadas al punto correspondiente de la norma
2. Observaciones del auditor
3. Puntos fuertes
4. Puntos débiles
5. Oportunidades de mejora
6. Observaciones del auditado

Se aconseja que el Equipo auditor se reúna una vez finalizado el informe. Éste se remite al auditado para que lo analice y responda sobre el tipo de no conformidad que se va a establecer y las acciones correctivas que se van a planificar.

La auditoría quedará cerrada en el momento en que el auditor haya realizado un seguimiento sobre las acciones acometidas por el auditado para solventar la no conformidad y vea que efectivamente se están cumpliendo.

Una vez el centro supere con éxito una auditoría interna, podrá contactar con la entidad acreditadora del certificado de calidad, para que, si se desea, se realice una visita previa a la auditoría externa. Posteriormente, un auditor externo, miembro de la acreditadora, realizará la auditoría al centro, siguiendo los mismos pasos descritos anteriormente. Esta auditoría puede tener una duración de uno a cuatro días, en los que el auditor revise la documentación y encuentre evidencias sobre el cumplimiento de los requisitos de la norma. Para posteriormente redactar el informe.

Una vez otorgada la certificación, el centro debe pasar por una auditoría de seguimiento de forma anual, y cada tres años, la auditoría tendrá por objeto la renovación de la certificación.

ISOTools es una herramienta que le permite acceder a toda la documentación del centro de forma fácil y segura, restringiendo el uso de papel a cero. El auditor podrá acceder a toda la  documentación desde un mismo lugar.

También permite redactar el informe de auditoría en la misma herramienta, creando las No conformidades indicadas por el auditor. Y a su vez, creando una acción correctiva para solventar la No conformidad. Programando las tareas que lleven al cumplimiento de la acción y al cierre de la No conformidad.

Con la ayuda de ISOTools podrá dar continuidad y mantener el SGC, mejorar el sistema y el servicio que prestan, aumentando la satisfacción de sus clientes (padre y alumnos) y ayudará a su integración en la vida del centro.

En el sector educativo cada vez mas se tiene en considera la  CALIDAD EDUCATIVA como meta a lograr por las Instituciones para tener reconocimiento  en los diferentes ámbitos social, económico, educativo, gubernamental, etc..

Llevar a cabo todos los esfuerzos para conseguir un centro educativo de calidad no es fácil, ya que se debe de tener comprometido a todo el personal del centro para que se pueda ir adelante e ir consiguiendo objetivos propuestos por el equipo directivo.

La educación debe ser considera como un elemento que sirve de palanca del cambio del país, y como el medio principal para la generación de empleos, además de una participación más equitativa de la economía, del federalismo y apoyo al desarrollo regional (Loria, 2002).

Pero si nos centramos en la “mejora”, un centro educativo debería considerar:

• Mejora estratégica, siendo considerada como los cambios sustanciales que cada centro debe de plasmar en su plan estratégico. Todo lo que se deja recogido en dicho plan son mejoras a largo plazo, es decir que van a desarrollarse a lo largo de la duración del plan estratégico (que suele ser de 3 o 4 años). Si en dicho plan , en dichos cambios se llega a involucrar a todo el personal puede ser sorprendente los resultados que se obtengan de las acciones estratégicas que se planifiquen en el plan.
• Mejora Operativa, en este caso hablamos de las  mejoras que se tengan que realizar en el curso del plan en vigor.  A lo largo de todo el curso académico surgen oportunidades, ideas de mejora que conviene ir gestionando de forma sistemática, eficaz y sencilla.

Cualquier usuario del centro podrá aportar mejoras que durante el trabajo del día a día pueda ir encontrando.

Podemos encontrar oportunidades de mejora en:

• Resultados académicos de alumnos
• Resultado de encuestas realizadas a familias, profesores, alumnos, etc.
• En lo recogido en los buzones de sugerencias, quejas
• En las auditorias internas y externas realizadas en el centro
• En el benchmarking con los diferentes centros que nos rodean
• Y la observación de buenas prácticas que estén realizando otros centros

Podemos recibir muchísimas mejoras que debemos de saber gestionar para no caer en la falsedad de intentar gestionar muchas sin resultado alguno, por ello se debe de :

1. Analizar las mejoras mediante un comité o grupo de trabajo destinado a recabar las diferentes mejoras de los profesores del centro
2. Se debe de detectar el origen de la mejora (si proviene de una encuesta, de los resultados académicos, etc..)
3. Asignar un responsable
4. Establecer acciones a realizar para dicha mejora
5. Establecer un plazo de ejecución

¿Cómo llevar a cabo dichas mejoras?

Normalmente los centros educativos utilizan  GRUPOS DE MEJORA, donde se seleccionan varias personas que sepan del aspecto a mejorar, para que trabajen en equipo de forma autónoma, y reportar resultados de los avances al equipo directivo.

En dichos grupos de mejora se establece un Responsable del grupo de mejora que vaya guiando y liderando el equipo de trabajo.

Para poder gestionar bien el centro en lo que estamos tratando existen en ISOTools herramientas que me va a permitir gestionar todo el centro de manera eficaz.

¿En que me puede ayudar ISOTools?

1. Establecer un buzón de sugerencias en el centro para que tanto profesores, alumnos como familias puedan reportar sus sugerencias
2. Recabar las sugerencias un usuario responsable para analizar y formar los grupos de mejora
3. Establecer indicadores de gestión a cada grupo de mejora para ir evaluando su evolución
4. Gestión eficaz de la documentación utilizada.
5. Gestión de incidencias, no conformidades, acciones correctivas, planes de mejora y auditorias que se realicen en el centro educativo.
6. Gestión de encuestas a familias, profesores y padres.

Por todo ello y muchas más, ISOTools se considera como una herramienta de gestión en los centros educativos, eficaz y eficiente que permite a los diferentes grupos de interés del centro (familias, alumnos y profesores) estar comunicados e ir hacia la mejora continua.

Según el Consejo de Acreditación Colombiano, “La Acreditación es el acto por el cual el Estado, adopta y hace público el reconocimiento que los pares académicos hacen de la comprobación que efectúa una institución sobre la calidad de sus programas académicos, su organización y funcionamiento y el cumplimiento de su función social”.

El Modelo NEASC-CIS está formado por un convenio entre el New England Association of Schools and Colleges y el Council of International Schools. Ambas son entidades independientes reconocidas por agrupar instituciones educativas de alta calidad alrededor del mundo.

El NEASC es un ente estadounidense que acredita la calidad de la educación en instituciones educativas desde niveles de preescolar hasta el universitario. A través de actividades de evaluación, llevadas a cabo por seis comisiones, proporciona una garantía pública sobre la calidad educativa de las instituciones que buscan o desean mantener su membresía.

Mientras que el CIS, de origen inglés, es un ente que evalúa el desarrollo de las mejores prácticas educativas en más de 500 colegios en 110 países alrededor del mundo.

Para conseguir la certificación por ambos organismos, el centro debe pasar por varias fases. En primer lugar miembros del CIS realizan una visita preliminar al centro que quiere acreditarse, el cual otorga unas pautas y recomendaciones que ayuden al centro a conseguir la certificación.

En segundo lugar, el propio centro realiza una autoevaluación rigurosa sobre siete ámbitos que son: Filosofía y Objetivos, Gobierno y Administración, Currículo, Personal, Servicios de Apoyo a los Estudiantes, Recursos y Estudiantes y Vida en Comunidad. Para que la autoevaluación sea más completa, también realiza encuestas de satisfacción a padres de familia, alumnos, Junta Directiva, ex alumnos, personal docente y administrativo.

En tercer lugar, el centro recibe la visita de pares, esto es, de diez expertos en educación de instituciones ya acreditadas, que evalúan todos los aspectos del Colegio en relación con los estándares e indicadores propios de un colegio de Calidad.

De dichas evaluaciones se crea un informe que permite a las Juntas de CIS y NEASC  tomar la decisión de otorgar o no la acreditación.

Por último, una vez obtenida la acreditación, y teniendo en cuenta las fortalezas y recomendaciones extraídas del informe de los expertos, se inicia un proceso de mejoramiento continuo por parte del centro acreditado que asegurará su excelencia educativa a lo largo del tiempo.

Este tipo de Acreditación avala que el centro educativo:

• Conoce sus fortalezas, aspectos a mejorar
• Tiene en cuenta las necesidades de la comunidad
• Está dedicado a cumplir con su misión con resultados tangibles
• Está orientado hacia la formación integral de sus estudiantes
• Asume responsabilidades y cumple con los compromisos contraídos
• Cree en la evaluación objetiva
• Busca el mejoramiento continuo y permanente
• Planea el futuro
• Es reconocido en el ámbito internacional

ISOTools ayuda a las instituciones en su proceso de implementación de los estándares de calidad impuestos por NEASC-CIS, facilitando su gestión y aportando su apoyo continuo en la evolución del proceso.

Los beneficios para los centros que obtienen esta acreditación, entre otros, son los siguientes: · La evaluación y plan de mejora se convierten en un proceso permanente

• Se realiza un verdadero trabajo en equipo disciplinario
• Es la oportunidad para realizar lo que algunas veces se deja pendiente
• Estimula la creatividad
• Genera un mensaje positivo para padres, alumnos, personal y comunidad
• Se incrementa el sentido de pertenencia a la institución
• Brinda la oportunidad de participar en la evaluación de otros colegios
• Abre la posibilidad de trabajar proyectos con otras instituciones educativas del mundo

Como centros destacados que disponen de esta acreditación está el Marymount School de Medellín, Colegio Columbia de México, Gimnasio La Fontana de Colombia, International School of La Havana de Cuba, The British School of Costa Rica de Costa Rica, entre muchos otros.

Debido al inumerable papeleo que cada día se lleva a cabo en los centros educativos, estos deben contar con un sistema de archivo eficaz y eficiente, que todos los miembros del centro conozcan y al que puedan acceder cuando necesiten algún documento que consultar o formulario que cumplimentar.

Más importante es si cabe tener en cuenta los requisitos de documentación que exige la norma, indicando que el Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir:

• Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad,
• Un manual de la calidad,
• Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta norma internacional, y
• Los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

ISOTools permite organizar la documentación mediante la creación de una estructura compuesta por Librerías, áreas, categorías y carpetas.

Teniendo en cuenta lo comentado hasta ahora, los centros deberían organizar sus documentos teniendo en cuenta la Documentación general del Centro, la Documentación por Departamentos e incluso la Documentación Estratégica.

Dentro de la Documentación de Centro, se encontrarán los diferentes manuales de centro como el Manual de calidad, y dentro del mismo o en documento separado, la Política de calidad y los Objetivos de calidad.

Dentro de la Documentación por Departamentos, se dedicaría un área a cada departamento y dentro de ellas una carpeta para las programaciones, actas, informes,…

Y dentro de la Documentación Estratégica, se incluiría todo lo relacionado con los procedimientos que se hayan definido para el SGC. Se podría dedicar un área a cada tipo de proceso, y una carpeta en cada una con todos los procedimientos de cada uno.

En todas las áreas, lo más conveniente sería distinguir entre los documentos vigentes y los obsoletos. Por tanto, se crearían dos categorías, una llamada Vigente y otra llamada Obsoleto. En esta segunda se irían pasando las versiones antiguas de los documentos. Y siempre podríamos acceder a ellas para realizar las consultas pertinentes.

La norma también estipula que todos los documentos SGC pasen por unos circuitos de elaboración, revisión y aprobación.

Con ISOTools, todo documento podrá asociarse a un circuito previamente configurado, mediante el cual, hasta que cada responsable de elaboración, revisión y aprobación, no elabore, revise y apruebe el documento, ninguna otra persona tendrá acceso a él.

Cuando un centro decide certificarse en calidad ISO9001, debe tener en cuenta que no es una acción aislada de un trabajador, sino que es una decisión que implica el compromiso y participación de todo el personal, para conseguir no sólo una certificación, sino una mejora continua en la labor del centro y un camino hacia la excelencia.

Del mismo modo, no hay que tratar la documentación del SGC aislada del resto de documentación del centro. La documentación del centro es un todo que hay que organizar de forma fácil y sencilla para todos los usuarios.

ISOTools además, permite reducir el uso de papel prácticamente al 100%, ya que todos los documentos pueden consultarse a través de la herramienta sin necesidad de imprimirlos. Y también permite rellenar los formularios de actas, por ejemplo, directamente, sin que tenga que crearse un documento externo.

Por tanto, como ventajas de la creación de una estructura documental en ISOTools podemos decir las siguientes:

• Sistema integrado de documentación, todos los documentos en un mismo lugar
• Acceso inmediato al documento
• Cumplimentación de formularios desde la herramienta
• Cero papel
• Cada usuario accede a los documentos que le corresponde
• Los documentos pasan por elaboración, revisión y aprobación de los responsables

Comenzaremos definiendo que es el Benchmarking, siendo una técnica  o herramienta de gestión que consiste en tomar como referencia aspectos de nuestra competencia y adaptarlos a nuestro negocio o empresa.

Si hacemos extrapolar dicha definición a centros educativos diremos que es:

• Es un proceso de descubrimiento y una experiencia de aprendizaje
• Es una nueva forma de “hacer educación“: obliga a utilizar un punto de vista externo que asegura la corrección de la fijación de objetivos.
• Es una estrategia para fomentar el trabajo de equipo al enfocar la atención sobre las prácticas educativas.

El Benchmarking desde  el  punto de vista de la Calidad, el modelo de EFQM de Excelencia define el Benchmarking, como la Comparación sistemática de enfoques con otras organizaciones relevantes para obtener información valiosa que ayude a la Organización a adoptar acciones para mejorar su rendimiento.

Aprender de los mejores es el mejor camino para lograr la Excelencia. El Benchmaking permite conocer las fortalezas propias y de otros centros educativos, a través de la compartición de información y de buenas prácticas con el objetivo de mejorar la competitividad.

Los niveles competitivos entre los centros, así como la colaboración que se da entre ellos con el objeto de llevar a cabo un aprendizaje conjunto, se convierte en una excelente alternativa para aumentar las posibilidades de competir en un futuro, para lo que el Benchmarking se presenta como la mejor herramienta de la que disponen.

Actualmente los centros educativos se enfrentan a retos cada vez más grandes. Uno de los principales es el de la calidad y excelencia, ya que necesitan dar y aportar lo máximo para generar alumnos cada vez mejor formados y con unas mayores posibilidades de incorporación al mercado laboral.

Para realizar benchmarking existen redes de centros que realizan una planificación de sobre que ítems quieren mejorar y van trabajando en conjunto para exponer como realizan dichos ítems cada centro y puedan aprender y mejorar entre unos y otros. Se debe de tener en cuenta un factor importante, los centros que participen en estas redes deben de ser centros que compartan enseñanzas. Por ejemplo, podremos comparar centros que presenten ESO, BACHILLERATO Y CICLOS FORMATIVOS, pero para la comparación se tendrán en cuenta las diferentes condiciones de los centros como: los ciclos formativos que impartan, nivel socioeconómico de la zona , etc..

Actualmente ISOTools proporciona herramientas  de comparación y compartición de buenas prácticas. Permite desarrollar proyectos de mejora continua y excelencia, definiendo indicadores comunes, estableciendo comparativas con la media y el mejor y compartiendo las mejores prácticas entre empresas.

Las soluciones de Benchmarking resultan ideales para el desarrollo de proyectos de mejora entre diferentes centros educativos, que presenten similares enseñanzas, como una herramienta de apoyo a las políticas de excelencia.

Ventajas y beneficios

• Conocimiento de la realidad competitiva.
• Se favorece el conocimiento de la competencia.
• Compartición de mejores prácticas de desempeño superior.
• Beneficia la fijación de metas y objetivos con un enfoque proactivo.
• Ayuda a implementar medidas de productividad basándonos en las mejores prácticas.

La gestión por competencias se ha convertido, en los últimos años, en un modelo integrador y orientador de las diferentes políticas de Recursos Humanos. Pese a que las principales experiencias se producen en empresas privadas, progresivamente el mundo educativo está apostando por este modelo, asumiendo los retos y ventajas que comporta.

La definición nos dice que las competencias con características de la persona relacionadas con una actuación de éxito en su puesto de trabajo.

Podemos destacar de las competencias las siguientes características

• En el concepto de competencia se integra el saber, el saber hacer y el saber ser.
• Se constituye de conocimientos, habilidades y actitudes que producen resultados tangibles, y su medida nos informa del grado de dominio conseguido.
• Tiene relación con la acción: se desarrolla, se actualiza en la acción.
• Está vinculada a un contexto, a una situación dada.
• Facilita la resolución eficaz de situaciones laborales conocidas o inéditas.
• Es educable.

Las competencias profesionales del profesorado las podemos definir como el conjunto de habilidades, conocimientos y actitudes que hacen una docencia de calidad.

Cada vez más son los centros que optan primero de todo por evaluar a sus docentes para poder analizar que nivel presentan sus competencias y posteriormente en base a dichas competencias poder mejorar mediante planes de formación.

Porque ISOTools va más allá de la ISO 9001, aplica los conceptos de Gestión de Compentencias para la mejora de la gestión de las personas y como complemento a la Gestión de la Calidad en el centro educativo

Los sistemas de gestión de la calidad han puesto de manifiesto, la necesidad de tener en cuenta a las personas, planteando la evaluación y el desarrollo de competencias. En este sentido, La ISO 9001, establece que “la organización debe determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto”. No se habla de cursos, sino de gestionar las competencias de las personas.

Además hay una norma específica para la gestión por competencias , la UNE 66173:2003, donde se podrán encontrar definiciones, métodos de evaluación, indicadores de gestión.

Esta norma analiza la gestión de las competencias para el control de los procesos. Esta gestión tiene como objetivo final la conformidad de la calidad de la enseñanza, la satisfacción de las familias y el desarrollo de las competencias para la mejora del desempeño social, educacional y ambiental de la organización.

ISOTools, como herramienta tecnológica que ayuda a los centros educativos a gestionar su sistema de Calidad, le ayuda a la evaluación de los docentes en las competencias, pudiendo analizar unas competencias requeridas, competencias disponibles y competencias potenciales de los docentes.

La Encuesta es un instrumento eficaz al que pueden recurrir los centros educativos para recabar toda aquella información que requieren para mantener informados a los agentes que participan en la gestión del centro así como a las familias y otros interesados.

Mediante los datos que muestran las encuestas, el centro puede detectar sus debilidades, aquellas desviaciones que hay que corregir, cual ha sido su evolución a lo largo de los años, en qué necesita mejorar y sí las mejoras aplicadas realmente están siendo efectivas.

Para ello ISOTools cuenta con un módulo formado por dos aplicaciones:

• ENCUESTAS que permite la creación de carpetas donde clasificarlas por temas
• LISTAS que permite crear listas/grupos de contactos a los que mandar encuestas

Las encuestas pueden formarse mediante preguntas individuales o por grupos de preguntas.

Las preguntas adoptan una amplia tipología: selección única, selección múltiple, texto, selección única y texto, selección múltiple y texto, recursos selección única y recursos selección múltiple.

Además de las preguntas normales, ISOTools permite la bifurcación en las respuestas. En una misma encuesta, pueden agruparse varias opciones, ya que de la respuesta que se dé a una pregunta, aparecerán una o varias preguntas más que no habrían aparecido de haber seleccionado la respuesta alternativa.

Esto permite realizar preguntas del tipo de respuesta sí y no, en las que si se responde que sí, aparezcan más preguntas para seguir recabando información sobre el tema que se trate.

Por otro lado, también permite realizar preguntas de tipo Jerarquía, en las que se pretenden analizar varios ámbitos. Por ejemplo, si se quiere preguntar a un alumno por las materias que se le imparten o por cada profesor que le da clase, en una única pregunta podremos crear varias subpreguntas que habrá que responder sobre cada materia o profesor, sin necesidad de crear una pregunta independiente para cada uno.

La vista de esta pregunta se presentará en forma de cuadro.

Las respuestas a todas las encuestas se recogen en ISOTools. De esas respuestas se extraen unas estadísticas y de ellas unos informes que el centro podrá descargar para su análisis y toma de decisión.

Estas estadísticas también permiten su comparación con otras encuestas iguales, ya sean de años anteriores para ver la evolución o de otros grupos para detectar diferencias.

Para facilitar la comparación, ISOTools permite “copiar” las encuestas. Así una encuesta de satisfacción para 1º ESO que se ha hecho a los alumnos de 2012, podrá copiarse para los alumnos de 2º ESO, o para los de 1º ESO de 2013. En lugar de volver a crear la misma encuesta, pregunta a pregunta, en dos clicks se puede copiar.

Una vez se han creado las encuestas, se podrán asociar a una lista previamente definida en la aplicación Listas. Simplemente se debe poner un nombre a la lista, por ejemplo, 1º ESO, e incluir a todos los alumnos con su e-mail, así directamente se podrá mandar la encuesta a todo 1º ESO.

ISOTools es una herramienta fácil y sencilla que le permite crear sus encuestas de forma rápida y enviarlas de forma masiva a sus contactos.